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Bewirto

Kostenlose Vorlage

Bewirtungsbeleg-Vorlage als PDF und Word.

Zum Ausfüllen am Rechner oder von Hand. Mit allen Angaben, die § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG verlangt, und den Hinweisen, an denen Belege sonst scheitern.

PDF herunterladen Word herunterladen

Ohne Anmeldung, ohne E-Mail-Adresse. Stand September 2026, nach dem BMF-Schreiben vom 19. November 2025.

  • Alle fünf Pflichtangaben: Ort, Tag, Teilnehmer, Anlass, Höhe
  • Felder für Trinkgeld, Beleg-Nummer und die beigefügte Rechnung
  • Unterschriftszeile mit Ort und Datum
  • PDF mit Formularfeldern, Word-Datei zum freien Bearbeiten

So füllst du die Vorlage aus

Sechs Schritte, jeder mit der Regel dahinter.

Jeder Schritt verweist auf den Ratgeber-Artikel, der ihn erklärt.

  1. 01

    Rechnung aus der Kasse mitnehmen

    Maschinell erstellt, mit Transaktionsnummer oder QR-Code. Über 250 Euro mit deinem Namen als Rechnungsempfänger.

    Die Regel dazu
  2. 02

    Tag und Ort übernehmen

    Beides steht auf der Rechnung. Name und Anschrift des Lokals vollständig.

    Die Regel dazu
  3. 03

    Alle Teilnehmer eintragen

    Mit Namen, Unternehmen und Funktion. Dich selbst nicht vergessen.

    Die Regel dazu
  4. 04

    Anlass konkret formulieren

    Vorgang und Unternehmen nennen: „Abstimmung des Angebots für Projekt X mit Firma Y“.

    Die Regel dazu
  5. 05

    Betrag und Trinkgeld eintragen

    Rechnungsbetrag von der Rechnung, Trinkgeld vom Lokal quittieren lassen.

    Die Regel dazu
  6. 06

    Zeitnah unterschreiben und ablegen

    Mit Ort und Datum, an die Rechnung geheftet oder als ein PDF. Am besten noch am selben Tag.

    Die Regel dazu

Häufige Fragen

Zur Vorlage.

Was die Vorlage kann, und was nur du selbst hineinschreiben kannst.

Ist die Vorlage wirklich kostenlos?

Ja. Du lädst PDF oder Word-Datei direkt herunter, ohne Anmeldung und ohne E-Mail-Adresse. Du darfst sie in deinem Unternehmen unbegrenzt benutzen.

Ist die Vorlage auf dem aktuellen Stand?

Die Felder entsprechen § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG und dem BMF-Schreiben vom 19. November 2025, das für Bewirtungen ab 2025 gilt. Stand der Vorlage: September 2026.

Reicht die ausgefüllte Vorlage dem Finanzamt?

Sie enthält alle Angaben, die das Gesetz verlangt. Ob ein Beleg anerkannt wird, hängt davon ab, was du einträgst: zeitnah, vollständig, mit konkretem Anlass, unterschrieben und zusammen mit der maschinell erstellten Rechnung des Lokals.

Kann ich das PDF am Rechner ausfüllen?

Ja. Das PDF hat Formularfelder, die in jedem gängigen PDF-Programm und im Browser ausfüllbar sind. Speichere die ausgefüllte Datei zusammen mit der Rechnung; die Unterschrift kommt von Hand oder als elektronische Genehmigung in deinem System.

Oder du lässt Bewirto den Beleg machen.

Rechnung hochladen, Anlass und Teilnehmer aus deinen gespeicherten Projekten wählen, fertiges PDF mit deiner Unterschrift herunterladen. Bewirto erfindet nichts dazu: alles kommt aus deiner Rechnung und deinem Bestand.

Bewirto startet gerade. Zugang gibt es vorerst auf Einladung. Später ab 9,00 € im Monat zzgl. USt.

Zugang anfragen So funktioniert’s

Aus dem Ratgeber

  • Bewirtungsbeleg ausfüllen

    Was auf einen Bewirtungsbeleg gehört: Ort, Tag, Teilnehmer, Anlass, Höhe, Unterschrift und die Rechnung des Lokals. Nach dem BMF-Schreiben vom 19.11.2025, mit Beispiel und Vorlage.

  • Anlass formulieren

    „Geschäftsessen“ reicht nicht. Wie du den Anlass der Bewirtung so formulierst, dass der geschäftliche Zusammenhang erkennbar ist: mit Beispielen und Gegenbeispielen.

  • Teilnehmer angeben

    Wer auf den Bewirtungsbeleg gehört: alle Teilnehmer mit Namen, der Gastgeber selbst, eigene Mitarbeiter. Was bei großen Gruppen gilt und was der Datenschutz dazu sagt.

  • Unterschrift

    Ohne Unterschrift kein Bewirtungsbeleg: wer unterschreiben muss, wann, und was das BMF-Schreiben vom 19.11.2025 zu elektronischer Unterschrift und digitaler Genehmigung sagt.