70-Prozent-Regel bei Bewirtungskosten: Was ist abziehbar, was mit der Vorsteuer?

Die Regel in einem Satz

Von den Kosten einer geschäftlich veranlassten Bewirtung darfst du 70 Prozent als Betriebsausgabe abziehen; 30 Prozent bleiben nicht abziehbar, auch wenn die Bewirtung zweifelsfrei geschäftlich war.

Der Satz enthält alle Bedingungen dieses Artikels: geschäftlicher Anlass, Angemessenheit, Nachweis. Und er sagt, was die 30 Prozent sind: der Anteil, den der Gesetzgeber der privaten Lebensführung zurechnet, weil auch der Gastgeber gegessen hat.

Geschäftlich oder betrieblich: 70 oder 100 Prozent

Die Kürzung gilt für Bewirtungen aus geschäftlichem Anlass. Das sind nach R 4.10 Abs. 6 EStR Bewirtungen von Personen, zu denen Geschäftsbeziehungen bestehen oder angebahnt werden sollen: Kunden, Lieferanten, Berater, Interessenten. Sitzen solche Personen am Tisch, gilt die 70-Prozent-Regel für die gesamte Rechnung, einschließlich deines eigenen Anteils und des Anteils deiner Mitarbeiter.

Bewirtest du ausschließlich eigene Mitarbeiter aus betrieblichem Anlass, etwa beim Essen nach einem internen Workshop, ist das eine betriebliche Bewirtung. Sie fällt nicht unter § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG und ist zu 100 Prozent abziehbar. Die Nachweispflichten dieses Paragrafen gelten dann nicht; die Kosten müssen aber wie jede Betriebsausgabe belegt sein, und für die Mitarbeiter kann lohnsteuerlich etwas anderes gelten.

Was zu den Bewirtungskosten zählt

Zu den Bewirtungsaufwendungen gehört alles, was die Bewirtung kostet: Speisen, Getränke, Tabakwaren, das Trinkgeld, und Nebenkosten wie die Garderobe. Nicht dazu gehören Kosten, die nur bei Gelegenheit der Bewirtung anfallen, etwa die Fahrt zum Lokal.

Keine Bewirtung sind Aufmerksamkeiten in geringem Umfang: Kaffee, Tee, Wasser, Gebäck bei einer Besprechung in deinen Räumen. Sie sind voll abziehbar. Die Grenze zur Bewirtung ist erreicht, wenn es ein Essen wird.

Angemessenheit

Abziehbar sind nur Aufwendungen, die „nach der allgemeinen Verkehrsauffassung als angemessen anzusehen“ sind. Das ist keine feste Zahl. Das Finanzamt sieht auf den Anlass, die Bedeutung des Geschäfts, die Branche und die Üblichkeit. Ein Abendessen zur Vertragsunterzeichnung eines Auftrags über mehrere hunderttausend Euro darf teurer sein als ein Mittagessen zur Abstimmung eines Angebots über 5.000 Euro.

Unangemessene Anteile sind vollständig nicht abziehbar, nicht nur zu 30 Prozent. Und sie kosten zusätzlich die Vorsteuer, dazu gleich mehr. In der Praxis wird Angemessenheit selten zum Problem, solange der Anlass konkret ist und der Betrag dazu passt; ein guter Anlass ist der beste Schutz. Wie er aussieht, steht im Artikel Anlass der Bewirtung richtig angeben.

Die Vorsteuer bleibt bei 100 Prozent

Die 30-Prozent-Kürzung ist eine Regel des Einkommensteuerrechts. Für die Umsatzsteuer gilt sie nicht: Das Umsatzsteuergesetz nimmt die Kürzung ausdrücklich aus.

Bist du vorsteuerabzugsberechtigt, ziehst du also die gesamte Umsatzsteuer aus der Rechnung, auch die auf den nicht abziehbaren 30 Prozent. Voraussetzung ist eine ordnungsgemäße Rechnung nach § 14 UStG, bei Beträgen bis 250 Euro eine Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV. Für unangemessene Anteile und für Bewirtungen ohne ordnungsgemäßen Nachweis gibt es keine Vorsteuer.

Gesonderte Aufzeichnung: die zweite Hürde

Neben dem Beleg verlangt das Gesetz eine zweite Sache, die oft übersehen wird: Bewirtungskosten müssen in der Buchhaltung einzeln und getrennt von den übrigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden.

Fehlt die gesonderte Aufzeichnung, entfällt der Abzug vollständig, selbst wenn jeder Beleg perfekt ist. In den üblichen Kontenrahmen gibt es dafür eigene Konten für den abziehbaren und den nicht abziehbaren Teil; wer eine Buchhaltungssoftware nutzt, bucht auf diese Konten und hat die Trennung damit erledigt. Wer eine Einnahmenüberschussrechnung ohne Software macht, führt die Bewirtungskosten in einer eigenen Spalte oder Liste.

Ein Rechenbeispiel

Das Trinkgeld enthält keine Umsatzsteuer und wird deshalb ohne Vorsteuer, aber mit der 70-Prozent-Kürzung behandelt. Bist du nicht vorsteuerabzugsberechtigt, etwa als Kleinunternehmer, rechnest du mit dem Bruttobetrag: 70 Prozent von 127,00 Euro.

Was den Abzug ganz kostet

Die 30 Prozent sind der Normalfall. Den ganzen Abzug verlierst du, wenn eine der Bedingungen fehlt:

• kein geschäftlicher Anlass erkennbar,
• Angaben fehlen oder sind zu allgemein,
• der Beleg ist nicht zeitnah erstellt oder nicht unterschrieben,
• die Rechnung fehlt oder ist nicht ordnungsgemäß, etwa handschriftlich trotz elektronischer Kasse,
• keine gesonderte Aufzeichnung in der Buchhaltung,
• der Aufwand ist unangemessen, dann für den unangemessenen Teil.

Was auf den Beleg gehört, steht in der Übersicht Bewirtungsbeleg ausfüllen. Wer die Belege lieber erzeugen lässt als sie zu schreiben, findet am Ende dieser Seite, wie Bewirto das macht; wer von Hand arbeitet, nimmt die kostenlose Vorlage.