Bewirtungsbeleg unterschreiben: Wer, wann und ob digital gültig ist

Warum die Unterschrift Pflicht ist

Im Gesetz steht das Wort Unterschrift nicht. § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG verlangt „schriftliche Angaben“ zu Ort, Tag, Teilnehmern, Anlass und Höhe. Dass diese Angaben unterschrieben sein müssen, hat der Bundesfinanzhof 1998 entschieden, und die Finanzverwaltung hat es in ihr BMF-Schreiben übernommen.

Der Grund ist einfach: Der Eigenbeleg ist eine Erklärung gegenüber dem Finanzamt. Mit der Unterschrift übernimmst du die Verantwortung dafür, dass die Angaben stimmen. Ein Beleg ohne Unterschrift ist eine Notiz, keine Erklärung.

Wer unterschreibt

Unterschreiben muss der Steuerpflichtige, also die Person oder das Unternehmen, das die Kosten absetzt. Bist du Einzelunternehmer oder Freiberufler, bist das du. Bei einer GmbH ist der Steuerpflichtige die Gesellschaft; für sie handeln ihre Vertreter.

In der Praxis unterschreibt die Person, die bewirtet hat, weil nur sie Anlass und Teilnehmer aus eigener Anschauung kennt. Wenn in einem Unternehmen mehrere Personen bewirten, sollte geregelt sein, wer Bewirtungsbelege zeichnet oder freigibt, am besten schriftlich in der Verfahrensdokumentation. Dann ist bei einer Prüfung klar, warum die Unterschrift von der Vertriebsleitung stammt und nicht vom Geschäftsführer.

Was nicht geht: Die Assistenz unterschreibt Belege für Essen, bei denen sie nicht dabei war. Die Unterschrift bestätigt Angaben, und bestätigen kann nur, wer sie kennt.

Wann unterschrieben werden muss

Zeitnah. Die Angaben müssen zeitnah gemacht werden, so der Bundesfinanzhof schon 1988, und die Unterschrift gehört zu den Angaben. Eine feste Frist gibt es nicht; in der Kommentarliteratur wird ein Zeitraum von etwa 14 Tagen bis höchstens einem Monat nach dem Essen als Orientierung genannt. Sicher bist du, wenn du den Beleg am selben oder am nächsten Tag erstellst und unterschreibst.

Der Zeitpunkt sollte auch sichtbar sein. Auf Papier schreibst du das Datum zur Unterschrift. Bei einem digitalen Beleg wird der Zeitpunkt der Erstellung und der Genehmigung elektronisch aufgezeichnet; das ist eine der Bedingungen des BMF, dazu gleich mehr.

Digital unterschreiben: was das BMF verlangt

Seit dem BMF-Schreiben vom 30. Juni 2021 ist klar, dass ein Bewirtungsbeleg digital erstellt werden darf. Das Schreiben vom 19. November 2025 hat die Regeln für Bewirtungen ab 2025 übernommen und um die E-Rechnung ergänzt. Zur Unterschrift sagt es:

Drei Dinge stecken darin:

1. Elektronische Unterschrift oder elektronische Genehmigung. Das BMF verlangt keine qualifizierte elektronische Signatur mit Zertifikat. Eine Genehmigung in einem System, mit der du die Angaben als deine bestätigst, reicht, ebenso eine elektronische Unterschrift.
2. Der Zeitpunkt wird aufgezeichnet. Rn. 22 des Schreibens verlangt, dass der Zeitpunkt der Erstellung und der Zeitpunkt der Signierung oder Genehmigung im Dokument elektronisch festgehalten werden.
3. Keine undokumentierte Änderung danach. Was du unterschrieben hast, darf nicht still verändert werden können. Änderungen müssen nachvollziehbar sein.

Das ist derselbe Gedanke wie bei der Unterschrift auf Papier: Du bestätigst einen bestimmten Stand zu einem bestimmten Zeitpunkt, und dieser Stand bleibt erhalten.

Handschriftlich, gescannt oder elektronisch genehmigt

In der Praxis begegnen dir drei Wege, und alle drei sind zulässig, wenn die Bedingungen stimmen:

Ein eingefügtes Bild deiner Unterschrift in einem PDF ist eine elektronische Unterschrift im einfachen Sinn. Sie ist so viel wert wie das System, das sie setzt: Wenn das System festhält, wann der Beleg erzeugt und freigegeben wurde, und den erzeugten Beleg unverändert aufbewahrt, sind die Bedingungen des BMF erfüllt. Wenn du das Bild von Hand in ein Dokument ziehst, das jeder später ändern kann, fehlt genau das.

Was du in der Praxis tust

Auf Papier: Fülle den Beleg direkt nach dem Essen aus, unterschreib mit Datum, und tackere ihn an die Rechnung. Eine kostenlose Vorlage mit allen Feldern gibt es hier.

Digital: Nutze ein System, das Erstellung und Freigabe mit Zeitstempel festhält, den Beleg als unveränderbares Dokument speichert und die Rechnung anhängt oder eindeutig verknüpft. Beschreibe das Vorgehen kurz in deiner Verfahrensdokumentation. Bewirto arbeitet so: Die Unterschrift hinterlegst du einmal, das PDF entsteht mit Zeitstempel und trägt die Rechnung als eigene Seite.

Wer sich nicht sicher ist, ob ein Beleg noch als zeitnah gilt, liest weiter unter Bewirtungsbeleg nachträglich erstellen.