Bewirtungsbeleg digital erstellen: Was das Finanzamt seit 2025 verlangt

Papier oder digital: beides ist erlaubt

Lange war der Bewirtungsbeleg ein Stück Papier, meist die Rückseite des Kassenbons. Seit dem BMF-Schreiben vom 30. Juni 2021 steht fest, dass er auch digital entstehen und aufbewahrt werden darf. Das BMF-Schreiben vom 19. November 2025 hat diese Regeln für Bewirtungen ab dem 1. Januar 2025 übernommen und um die E-Rechnung ergänzt, die seit 2025 zwischen Unternehmen Pflicht ist.

Die Wahl ist frei. Was nicht frei ist, sind die Bedingungen: Digital muss dasselbe leisten wie Papier, nämlich zeigen, wer wann welche Angaben gemacht hat, und Beleg und Rechnung müssen zusammenbleiben. Dieser Artikel geht die Bedingungen einzeln durch.

Die Rechnung: Papier, Scan, PDF oder E-Rechnung

Die Rechnung des Lokals kann dir in vier Formen begegnen, und alle vier sind zulässig:

• Papier, der klassische Kassenbon. Er muss maschinell erstellt und elektronisch aufgezeichnet sein; bei einem Lokal mit elektronischer Kasse erkennst du das an der Transaktionsnummer, der Seriennummer oder dem QR-Code.
• Digitalisiertes Papier, also ein Scan oder ein Foto des Bons. Das BMF nennt das eine digitalisierte Bewirtungsrechnung. Vollständig, lesbar, und nach den GoBD abgelegt.
• PDF oder anderes elektronisches Format, wenn das Lokal die Rechnung digital schickt. Das ist eine sonstige Rechnung nach § 14 Abs. 1 Satz 4 UStG.
• E-Rechnung im strukturierten Format nach § 14 Abs. 1 Satz 3 und 6 UStG, etwa XRechnung oder ZUGFeRD.

Für Kassenbelege bis 250 Euro ändert die E-Rechnungspflicht nichts: Der Beleg aus der Kasse ist als Kleinbetragsrechnung eine ordnungsgemäße sonstige Rechnung. Bei Rechnungen über 250 Euro kann das Lokal zunächst einen Kassenbeleg ausstellen und ihn später durch eine E-Rechnung berichtigen; dein Eigenbeleg verweist dann auf die E-Rechnung.

Der Eigenbeleg: digital erstellen oder digitalisieren

Deinen eigenen Beleg mit Anlass und Teilnehmern kannst du auf zwei Arten digital führen: Du erstellst ihn gleich digital, in einer Datei oder einem System, oder du füllst ihn auf Papier aus, unterschreibst und scannst ihn. Beides nennt das BMF einen digitalen beziehungsweise digitalisierten Eigenbeleg.

Bei beiden Wegen ersetzt eine elektronische Unterschrift oder eine elektronische Genehmigung die Unterschrift mit dem Stift, und die Angaben dürfen im Nachhinein nicht undokumentiert geändert werden können. Was das genau bedeutet, steht im Artikel Bewirtungsbeleg unterschreiben.

Eine dritte Möglichkeit erlaubt das BMF ausdrücklich: Du bringst die Angaben zu Anlass und Teilnehmern elektronisch direkt auf der digitalisierten Rechnung an, zum Beispiel als Ergänzung im PDF. Dann gibt es nur ein Dokument, und die Frage nach der Verknüpfung stellt sich nicht.

Die Verknüpfung von Beleg und Rechnung

Das ist der Punkt, an dem digitale Ablagen scheitern. Auf Papier hält der Tacker Beleg und Rechnung zusammen; digital muss etwas anderes diese Aufgabe übernehmen.

Und dann der Satz, der zählt: Lässt sich einer Bewirtungsrechnung kein Bewirtungsbeleg zuordnen, sind die erforderlichen Angaben nicht erbracht, und der Betriebsausgabenabzug ist zu versagen. Die Verantwortung für die Zuordnung liegt bei dir.

Drei Formen, die funktionieren, vom einfachsten zum aufwendigsten:

1. Ein PDF für beides. Seite 1 dein Beleg, ab Seite 2 die Rechnung. Nichts kann getrennt werden.
2. Ein Verweis. Auf dem Beleg steht die Rechnungsnummer oder der Dateiname der Rechnung, auf der Rechnung die Belegnummer.
3. Ein System. Ein Dokumentenmanagementsystem oder eine Buchhaltungssoftware verknüpft beide Dokumente über einen Index oder Barcode.

Erlaubt ist auch die Mischung: Rechnung digital, Beleg auf Papier. Dann muss die eindeutige Zuordnung zwischen beiden Ablagen stets gewährleistet sein, sagt Rn. 21, und das ist im Alltag die fehleranfälligste Variante.

Die sechs Bedingungen des BMF im Überblick

Rn. 22 des Schreibens fasst zusammen, wann der Nachweis vollständig elektronisch erbracht ist. In eigenen Worten:

1. Du erstellst zeitnah einen elektronischen Eigenbeleg mit den gesetzlichen Angaben oder ergänzt die Angaben zeitnah elektronisch auf der digitalisierten Rechnung.
2. Der Zeitpunkt der Erstellung oder Ergänzung wird im Dokument elektronisch aufgezeichnet.
3. Du signierst oder genehmigst das Dokument digital.
4. Der Zeitpunkt der Signierung oder Genehmigung wird elektronisch aufgezeichnet.
5. Das Dokument wird zusammen mit der Rechnung elektronisch aufbewahrt, bei getrennten Dokumenten mit gegenseitigem Verweis.
6. Alles läuft nach den GoBD, und die Verfahren stehen in der Verfahrensdokumentation.

GoBD und Verfahrensdokumentation

Die GoBD sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form. Sie gelten für jede digitale Buchhaltung, nicht nur für Bewirtungsbelege. Für den Beleg bedeuten sie vor allem: unveränderbar aufbewahren, Änderungen protokollieren, jederzeit lesbar machen, und während der Aufbewahrungsfrist von acht Jahren für Buchungsbelege den Zugriff für die Prüfung sicherstellen.

Die Verfahrensdokumentation ist die Beschreibung, wie du das machst: Welches System, welche Schritte, wer freigibt, wo abgelegt wird. Für ein kleines Unternehmen reicht eine Seite. Wichtig ist, dass sie existiert und zum tatsächlichen Vorgehen passt. Wenn du Papierrechnungen scannst und danach vernichtest, muss das ersetzende Scannen darin beschrieben sein, sonst bewahrst du das Papier besser auf.

Papier bleibt erlaubt: was dann gilt

Nichts zwingt dich, digital zu arbeiten. Ein Beleg auf Papier, handschriftlich ausgefüllt, unterschrieben und an den Kassenbon getackert, ist nach wie vor ein vollwertiger Nachweis. Beachte nur zwei Dinge: Thermopapier verblasst, deshalb solltest du Bons kopieren oder scannen, bevor sie unlesbar werden, und Papier braucht eine Ablage, in der die Belege acht Jahre lang auffindbar bleiben.

Die meisten kleinen Unternehmen landen in der Praxis bei einer Mischung: Rechnung als Foto, Beleg digital, alles in einem PDF, das in die Buchhaltungssoftware wandert. Genau für diesen Weg ist die kostenlose Vorlage als ausfüllbares PDF gedacht, und genau diesen Weg nimmt dir Bewirto ab, wenn du ihn nicht jedes Mal von Hand gehen willst.