Anlass der Bewirtung richtig angeben: Beispiele, die das Finanzamt akzeptiert

Was das Gesetz mit „Anlass“ meint

Der Anlass ist die Angabe, mit der du dem Finanzamt zeigst, dass die Bewirtung geschäftlich war und nicht privat. Das Gesetz verlangt Angaben zum Anlass; wie konkret sie sein müssen, sagen die Einkommensteuer-Richtlinien und die Rechtsprechung.

Darin stecken zwei Fragen, die dein Anlass beantworten muss: Welcher Vorgang? und Mit wem? Ein Vorgang ist ein Projekt, ein Auftrag, ein Angebot, ein Vertrag, eine Reklamation, ein Kennenlernen. Das Gegenüber ist das Unternehmen, mit dem der Vorgang läuft oder laufen soll. Fehlt eine der beiden Antworten, ist der Anlass zu allgemein.

Der geschäftliche Anlass umfasst dabei mehr als bestehende Kunden. Nach R 4.10 Abs. 6 EStR ist auch die Bewirtung von Personen geschäftlich, zu denen erst Geschäftsbeziehungen angebahnt werden sollen. Das erste Essen mit einem möglichen Auftraggeber zählt also, wenn du schreibst, was angebahnt werden soll.

Zu allgemein: Formulierungen, die scheitern

Die folgenden Angaben tauchen auf Belegen ständig auf und tragen nicht, weil sie keinen Vorgang nennen:

• Geschäftsessen
• Besprechung, Meeting, Arbeitsessen
• Kundengespräch, Kundenpflege, Kontaktpflege
• Networking, Akquise
• Projektbesprechung

Das letzte Beispiel zeigt, wo die Grenze liegt: „Projektbesprechung“ nennt eine Art von Vorgang, aber nicht den Vorgang. Welches Projekt? Mit wem? Erst mit diesen Angaben wird daraus ein Anlass.

Ein zweiter Fehler ist der umgekehrte: ein Anlass, der so vage bleibt, weil man den geschäftlichen Bezug selbst nicht recht benennen kann. Wenn dir zu einem Essen nichts Konkreteres einfällt als „Kontaktpflege“, ist die ehrliche Frage, ob es eine geschäftliche Bewirtung war.

Konkret: Formulierungen, die tragen

Dieselben Situationen, konkret gefasst:

Keine dieser Formulierungen verrät ein Geschäftsgeheimnis. Sie nennen den Vorgang, nicht seinen Inhalt. Preise, Konditionen und Vertragsdetails gehören nicht auf den Beleg.

Die Formel für einen guten Anlass

Wer sich das nicht jedes Mal neu überlegen will, nimmt eine Formel:

Was (Vorgang oder Thema) für wen oder mit wem (Unternehmen, bei Bedarf Projekt) in welcher Phase (Angebot, Abstimmung, Abnahme, Nachbesprechung).

Das ergibt fast immer einen Satz, der trägt: „Abnahme der ersten Lieferung für das Projekt Lagerumbau mit der Musterfirma GmbH.“ Wenn du Projekt und Unternehmen ohnehin in deiner Buchhaltung oder Projektverwaltung führst, sind zwei der drei Bausteine schon da; nur die Phase musst du dir merken.

Beispiele nach Situation

Neuer Kontakt ohne Auftrag. „Kennenlernen mit Hans Beispiel, Beispiel AG, zu einer möglichen Zusammenarbeit bei der Lagerlogistik.“ Die Anbahnung ist ein geschäftlicher Anlass; schreib, was angebahnt werden soll.

Laufendes Projekt. „Wöchentliche Abstimmung im Projekt Lagerverwaltung, Klärung der Schnittstelle zur Kasse, Musterfirma GmbH.“ Bei regelmäßigen Terminen nennst du das Thema des jeweiligen Treffens, nicht nur „Jour fixe“.

Reklamation. „Besprechung der Mängelrüge zur Lieferung vom 3. September mit der Musterfirma GmbH.“ Auch unangenehme Anlässe sind geschäftlich.

Lieferant statt Kunde. „Verhandlung der Konditionen für 2027 mit dem Lieferanten Beispiel AG.“ Geschäftspartner sind nicht nur Kunden.

Messe oder Veranstaltung. „Nachbesprechung des Messeauftritts mit dem Standbauer Beispiel AG und Planung 2027.“ Der Vorgang ist die Nachbesprechung, nicht die Messe.

Mehrere Themen. „Angebot Lagerverwaltung und Terminplanung Rollout, Musterfirma GmbH.“ Zwei Vorgänge, kurz benannt, sind besser als ein Oberbegriff.

Anlass und Angemessenheit

Der Anlass hat eine zweite Aufgabe: Er ist der Maßstab für die Angemessenheit der Kosten. Das Gesetz lässt nur angemessene Bewirtungsaufwendungen zum Abzug zu. Ein Mittagessen zur Abstimmung eines Angebots über 5.000 Euro rechtfertigt keine Rechnung über 900 Euro für zwei Personen. Der Prüfer liest den Anlass und fragt, ob der Aufwand dazu passt. Je klarer der Vorgang, desto leichter ist die Antwort. Wie die Angemessenheit im Zusammenspiel mit der 70-Prozent-Regel wirkt, steht im Artikel zur 70-Prozent-Regel.

Was ein Werkzeug hier leisten darf

Der Anlass ist eine Tatsache, keine Formulierungsübung. Kein Programm kann wissen, worüber du beim Essen gesprochen hast. Es kann dir aber die Bausteine liefern, die es kennt: deine Kunden, deren Projekte, die Ansprechpartner und die Phase, in der ein Projekt am Tag des Essens war.

Bewirto arbeitet genau so. Du hinterlegst einmal deine Geschäftspartner mit Projekten und Ansprechpartnern. Beim Beleg wählst du das Projekt, das am Belegdatum lief, und die Personen, die tatsächlich am Tisch saßen; der Anlass wird daraus vorformuliert, und du prüfst und ergänzt ihn. Vorgeschlagen wird nur, was du selbst eingetragen hast; erfunden wird nichts. Das ist der Unterschied zwischen einer Hilfe beim Formulieren und einer Angabe, die du gegenüber dem Finanzamt nicht mehr verantworten könntest.

Wer den Anlass von Hand schreibt, nimmt die Formel von oben und die kostenlose Vorlage.