Bewirtungsbeleg ausfüllen: Alle Pflichtangaben nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG

Was ein Bewirtungsbeleg ist und wofür du ihn brauchst

Wenn du Geschäftspartner zum Essen einlädst, darfst du 70 Prozent der Kosten als Betriebsausgabe abziehen. Das Finanzamt knüpft diesen Abzug an eine Bedingung: Du musst schriftlich nachweisen, wer wann wo aus welchem Grund bewirtet wurde und was es gekostet hat. Dieser Nachweis ist der Bewirtungsbeleg.

Das Gesetz schreibt kein Formular vor. Der Beleg ist ein formloses Dokument, das du selbst erstellst, deshalb heißt er in den Verwaltungsvorschriften Eigenbeleg. Er kann auf der Rückseite der Restaurantrechnung stehen, auf einem eigenen Blatt oder in einer Datei. Entscheidend ist, dass alle Angaben da sind, dass du ihn zeitnah erstellst und unterschreibst, und dass er mit der Rechnung des Lokals zusammenbleibt.

Für den Alltag heißt das: Beim Restaurantbesuch liefert die Rechnung schon Ort, Tag und Betrag. Du ergänzt nur noch Anlass und Teilnehmer und unterschreibst. Fehlt die Rechnung, etwa weil du selbst gekocht oder ein Catering in den eigenen Räumen bestellt hast, musst du alle fünf Angaben selbst machen.

Die fünf Pflichtangaben im Überblick

Dazu kommen zwei Dinge, die nicht in der Tabelle stehen, ohne die der Beleg aber nichts wert ist: deine Unterschrift und der Zeitpunkt der Erstellung. Beide sind unten eigene Abschnitte.

Ort der Bewirtung

Der Ort ist das Lokal, mit Namen und Anschrift. Bei einer Bewirtung im Restaurant steht er auf der Rechnung, und zwar vollständig: Das BMF-Schreiben vom 19. November 2025 verlangt den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des Bewirtungsbetriebs. Ein Kassenbon, auf dem nur „Ristorante“ und eine Straße ohne Ort stehen, ist unvollständig. In dem Fall bittest du um eine ordentliche Rechnung.

Hast du nicht im Lokal bewirtet, sondern in deinen eigenen Räumen oder beim Kunden, schreibst du den Ort selbst auf: „Besprechungsraum Musterfirma GmbH, Musterstraße 1, 12345 Musterstadt“.

Tag der Bewirtung

Der Tag der Bewirtung muss auf der Rechnung stehen. Das ist der Leistungszeitpunkt, und das BMF akzeptiert dafür auch den Vermerk „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“. Nicht akzeptiert werden handschriftliche Ergänzungen oder ein Datumsstempel des Lokals. Auf deinem Eigenbeleg wiederholst du das Datum, damit Beleg und Rechnung eindeutig zusammengehören.

Bewirtete Personen

Auf den Beleg gehören alle Personen, die bewirtet wurden, mit Namen. Das schließt dich selbst ein und deine Mitarbeiter, wenn sie mit am Tisch saßen. Firma und Funktion der Gäste sind nicht vorgeschrieben, aber sinnvoll, weil sie den geschäftlichen Zusammenhang belegen: „Erika Musterfrau, Einkaufsleitung, Musterfirma GmbH“ sagt dem Prüfer mehr als ein Name allein.

Nur bei einer großen Zahl von Personen, deren Namen sich nicht zumutbar feststellen lassen, etwa bei einer Betriebsbesichtigung durch eine Besuchergruppe, genügen die Anzahl und eine Sammelbezeichnung. Alles Weitere steht im Artikel Bewirtete Personen auf dem Bewirtungsbeleg.

Anlass der Bewirtung

Der Anlass ist die Angabe, an der die meisten Belege scheitern. Er muss den Zusammenhang mit einem konkreten geschäftlichen Vorgang oder einer Geschäftsbeziehung erkennen lassen. „Geschäftsessen“, „Besprechung“ oder „Kundenpflege“ sagen nichts darüber, welches Geschäft gemeint ist, und reichen deshalb nicht.

Ein tragfähiger Anlass benennt das Thema und das Gegenüber: „Abstimmung der Lieferzeiten für das Projekt Lagerumbau mit der Musterfirma GmbH“. Wie du das in jeder Situation hinbekommst, mit Beispielen und Gegenbeispielen, steht im Artikel Anlass der Bewirtung richtig angeben.

Höhe der Aufwendungen

Die Höhe ist der Rechnungsbetrag samt Trinkgeld. Der Rechnungsbetrag steht auf der Rechnung; ein Trinkgeld kann das Lokal auf dem maschinell erstellten Beleg zusätzlich ausweisen. Tut es das nicht, musst du das Trinkgeld selbst nachweisen. Das BMF nennt als Weg die Quittierung durch die Person, die es bekommen hat, direkt auf der Rechnung. Ohne Nachweis bleibt das Trinkgeld außen vor.

Beim Betrag lohnt der Blick auf die Grenze von 250 Euro: Bis dahin genügt ein Kassenbeleg als Kleinbetragsrechnung, darüber muss die Rechnung mehr enthalten. Dazu gleich mehr.

Die Rechnung des Lokals

Bei einer Bewirtung im Lokal ist die Rechnung Teil des Nachweises. Sie muss maschinell erstellt und elektronisch aufgezeichnet sein. Nutzt das Lokal eine elektronische Kasse, muss der Beleg aus dieser Kasse kommen und über die technische Sicherheitseinrichtung, die TSE, abgesichert sein. Erkennbar ist das an einer Transaktionsnummer, einer Seriennummer oder einem QR-Code auf dem Bon. Ein handschriftlicher Beleg aus dem Quittungsblock ist in diesem Fall wertlos, und das BMF sagt es deutlich: Die darin ausgewiesenen Bewirtungsaufwendungen sind vollständig vom Betriebsausgabenabzug ausgeschlossen.

Was auf der Rechnung stehen muss, hängt vom Betrag ab:

Die Leistungsbeschreibung verdient einen zweiten Blick. „Speisen und Getränke“ mit einer Gesamtsumme reicht nicht; die Rechnung muss die Bewirtungsleistungen im Einzelnen bezeichnen. „Menü 1“, „Tagesgericht 2“ oder verständliche Abkürzungen der Kasse sind in Ordnung. Bei Rechnungen über 250 Euro muss außerdem dein Name oder der deines Unternehmens als Leistungsempfänger auf der Rechnung stehen. Lass ihn dir vom Lokal eintragen, bevor du gehst.

Unterschrift und Zeitpunkt

Den Eigenbeleg musst du unterschreiben. Das ergibt sich aus der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs und steht so im BMF-Schreiben. Bei einem digital erstellten Beleg tritt an die Stelle der Unterschrift eine elektronische Unterschrift oder eine elektronische Genehmigung; der Zeitpunkt muss dabei aufgezeichnet werden, und die Angaben dürfen nachträglich nicht unbemerkt geändert werden können. Details im Artikel Bewirtungsbeleg unterschreiben.

Der Beleg muss außerdem zeitnah entstehen. Eine feste Frist nennt das Gesetz nicht; die Praxis rechnet mit Tagen, nicht mit Monaten. Wer die Angaben erst beim Jahresabschluss aus dem Kalender rekonstruiert, riskiert den ganzen Abzug. Mehr dazu unter Bewirtungsbeleg nachträglich erstellen.

Ein ausgefülltes Beispiel

Der Beleg wird mit der Rechnung zusammen abgelegt, auf Papier durch Tackern, digital durch ein gemeinsames PDF oder einen eindeutigen Verweis.

Häufige Fehler, die den Abzug kosten

• Der Anlass ist eine Floskel. „Geschäftsessen“ oder „Kundengespräch“ ohne Thema und Gegenüber.
• Ein Teilnehmer fehlt. Oft der Gastgeber selbst oder der Kollege, der kurzfristig dazukam.
• Der Beleg entsteht Monate später. Beim Aufräumen vor dem Jahresabschluss.
• Die Unterschrift fehlt. Der Beleg ist ausgefüllt, aber nicht gezeichnet.
• Der Bon ist handschriftlich, obwohl das Lokal eine Kasse hat.
• Über 250 Euro ohne Rechnungsempfänger. Der eigene Name fehlt auf der Rechnung.
• Beleg und Rechnung sind getrennt und lassen sich nicht mehr zuordnen.
• Keine gesonderte Aufzeichnung. Bewirtungskosten müssen in der Buchhaltung einzeln und getrennt von den übrigen Betriebsausgaben erfasst werden (§ 4 Abs. 7 EStG), sonst entfällt der Abzug unabhängig vom Beleg.

Jeder dieser Punkte kann den Abzug für die betroffene Bewirtung vollständig kosten, nicht nur die 30 Prozent. Wie die Kürzung funktioniert, erklärt der Artikel zur 70-Prozent-Regel.

Kostenlose Vorlage

Wer den Beleg von Hand oder am Rechner ausfüllen will, findet unter Bewirtungsbeleg-Vorlage ein PDF mit ausfüllbaren Feldern und eine Word-Datei mit genau den Feldern aus diesem Artikel. Ohne Anmeldung, ohne E-Mail-Adresse.