Bewirtete Personen auf dem Bewirtungsbeleg: Namen, Firma, eigene Mitarbeiter

Wer als Teilnehmer zählt

Teilnehmer sind alle Personen, die bei der Bewirtung bewirtet wurden. Das klingt selbstverständlich, wird aber oft zu eng verstanden: Auf vielen Belegen stehen nur die Gäste, nicht der Gastgeber, und nicht die Kollegin, die mit am Tisch saß.

Das Gesetz verlangt Angaben zu den „Teilnehmern der Bewirtung“, und die Einkommensteuer-Richtlinien konkretisieren das auf die Namen. Dazu gehören:

• die Geschäftspartner, die du eingeladen hast,
• du selbst als bewirtende Person,
• eigene Mitarbeiter, die teilgenommen haben,
• Begleitpersonen, wenn sie mitgegessen haben, etwa der Steuerberater des Kunden.

Wer nicht mitgegessen hat, steht nicht auf dem Beleg, auch wenn er am Vorgang beteiligt ist.

Vollständige Namen, sinnvoll ergänzt

Vorgeschrieben sind die Namen. Vor- und Nachname sind der sichere Weg; „Herr Beispiel“ reicht nicht, wenn es bei der Beispiel AG drei Personen dieses Namens gibt.

Nicht vorgeschrieben, aber sinnvoll sind zwei Ergänzungen: das Unternehmen und die Funktion der Person. Beides belegt den geschäftlichen Zusammenhang, den auch der Anlass zeigen muss, und erspart bei einer Prüfung die Rückfrage, wer Erika Musterfrau eigentlich ist.

Die Reihenfolge ist egal. Praktisch ist, den Gastgeber als Letzten oder Ersten zu nennen und als solchen zu kennzeichnen, damit auf einen Blick klar ist, wer bewirtet hat.

Der Gastgeber und eigene Mitarbeiter

Der häufigste Fehler auf Bewirtungsbelegen ist der fehlende Gastgeber. Du bist Teilnehmer der Bewirtung, dein Essen gehört zu den Aufwendungen, also stehst du auf dem Beleg.

Dasselbe gilt für Mitarbeiter, die dabei waren. Ihr Anteil ist Teil der geschäftlichen Bewirtung und wird wie der Rest behandelt: zu 70 Prozent abziehbar, nicht zu 100 Prozent. Die Richtlinien sind da eindeutig: Bei einer geschäftlich veranlassten Bewirtung fällt auch der Teil der Aufwendungen, der auf den Steuerpflichtigen selbst und seine Arbeitnehmer entfällt, unter die Abzugsbeschränkung.

Anders ist es nur, wenn ausschließlich eigene Mitarbeiter bewirtet werden, etwa beim Essen nach einem internen Workshop. Das ist eine betrieblich veranlasste Bewirtung, die zu 100 Prozent abziehbar ist und für die die strengen Nachweisregeln des § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG nicht gelten. Die Aufwendungen musst du trotzdem belegen, nur eben wie jede andere Betriebsausgabe.

Große Runden und Veranstaltungen

Bei einer großen Zahl von Personen kann die Namensliste unmöglich werden. Die Richtlinien lassen deshalb eine Ausnahme zu: Wenn sich die Namen nicht zumutbar feststellen lassen, genügen die Anzahl der Personen und eine Sammelbezeichnung, etwa „Betriebsbesichtigung durch 28 Mitglieder des Einkaufsverbands Beispiel“.

Die Ausnahme ist eng. Sie gilt für Situationen, in denen du die Namen nicht kennen kannst, nicht für Situationen, in denen du sie nicht aufschreiben willst. Eine Runde von acht Personen aus zwei Unternehmen ist keine große Zahl; hier erwartet das Finanzamt die Namen. Bei geschlossenen Veranstaltungen, die später unbar abgerechnet werden, verlangt das BMF außerdem, dass der Zahlungsbeleg zur Rechnung kommt, wenn die unbare Zahlung nicht auf der Rechnung vermerkt ist.

Teilnehmer und die 70-Prozent-Regel

Die Teilnehmerliste entscheidet mit darüber, wie viel du abziehen darfst:

Die Liste muss also ehrlich sein, in beide Richtungen. Wer den Ehepartner weglässt, der mitgegessen hat, macht den Beleg falsch; wer ihn aufführt, ohne den geschäftlichen Bezug zu erklären, verliert diesen Anteil. Die Details zur Kürzung stehen im Artikel zur 70-Prozent-Regel.

Datenschutz: Namen Dritter auf dem Beleg

Auf dem Beleg stehen Namen fremder Personen, oft mit Funktion und Unternehmen. Darfst du das speichern? Ja. Die Angabe ist gesetzlich vorgeschrieben; die Verarbeitung stützt sich auf die rechtliche Verpflichtung nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Die Belege unterliegen zudem der steuerlichen Aufbewahrungspflicht, so dass du sie auch nicht auf Wunsch der Person vorzeitig löschen darfst.

Zwei Regeln bleiben: Speichere nicht mehr als nötig, also Name, Unternehmen und Funktion, keine privaten Angaben. Und wenn du ein Werkzeug oder einen Dienstleister für die Belege nutzt, der die Namen für dich verarbeitet, brauchst du mit ihm einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Teilnehmer wiederverwenden statt neu tippen

Die Namen deiner Ansprechpartner ändern sich selten. Wer mit denselben Kunden über Monate arbeitet, tippt dieselben Namen auf jeden Beleg, und beim dritten Mal fehlt der Vorname oder die Funktion.

Deshalb lohnt sich eine Liste: je Geschäftspartner die Ansprechpartner mit Unternehmen und Funktion, gepflegt an einer Stelle. Das kann eine Tabelle sein oder das Adressbuch. Bewirto ist im Kern genau diese Liste: Du hinterlegst Unternehmen, Projekte und Ansprechpartner einmal und wählst beim Beleg aus, wer wirklich dabei war. Der Gastgeber ist voreingestellt, damit er nicht fehlt.

Wer lieber von Hand arbeitet, nimmt die Zeile aus dem Beispiel oben als Muster und die kostenlose Vorlage mit einem eigenen Feld für die bewirteten Personen.